[SA] Remind+ Welcome Party

大二事情多要好好利用blog :D
I'm living in a one-click culture, copy and paste like mad...XD

hi各位sa們大家好:D 上個星期五看到充滿熱忱的你們真的很開心!每屆sa都有不同的風格， 但不變的是在過程中大家會是你很好的夥伴和朋友:)希望在未來任期的這一年，大家都能有很棒的收穫，大家加油!
---------------------------------------------------------------
以下為當天Gathering的重點:
1. gathering當天沒來或早走的SA，請填寫附件中的暑期時間調查表並回傳。 (必填!!以助於我們暑期工作的安排，假如看完整封信你想要重填的話非常歡迎)
---------------------------------------------------------------
2. 暑假工作有： a. 接機工作(james會再公佈時間及負責人，強烈建議大家把握參加接機的機 會，因為你們將會是他們來台灣第一個認識的朋友，也會建立起很棒的革命情感的!)
----------------------------------------------------------------
b. 外籍生orientation(預計為09/15)和彩排(時間未訂)，james會再透過email跟大家確定大家的時間----------------------------------------------------------------
c. 暑期作業4選2：
活動交流組:welcom party企劃書、workshop企劃書擇一接待宣傳組:風雩走廊SA海報製作、政大校園及sa介紹ppt擇一以上作業皆於九月內訓時發表(寫welcome party企劃的sa請07/31前寄信給james-)，大家可以選擇較想加入的組別作業進行。 ＊附件為SA之前的活動企劃給要寫企畫的SA做參考，請依照格式，欄位可依活動需要增減。
----------------------------------------------------------------
3. 請新sa們在暑假設計團服及名片logo,同樣於新生內訓時交。
----------------------------------------------------------------
4. 新生內訓時間訂為09/10、09/11，詳細內容james會再寫信通知大家。 假如不能出席的話，請來信向James請假，並註明原因。基本上強烈建議大家出席參加，因為透過新訓可以好好認識其他sa， 並且我們會根據新訓的表現並依照大家的志願幫大家分組!-
---------------------------------------------------------------
5.附檔還有大家的基本資料，假如有錯誤的話請來信更正。 當天gathering沒來的，也請填好資料回傳plz!
----------------------------------------------------------------
6.希望大家養成每天收emil的習慣，暑假訊息的聯絡都會透過email。Besides,寄信的時候記得要署名阿，不然我會不知道誰是誰plz
----------------------------------------------------------------
WELCOME PARTY企劃書
活動名稱
Welcome Party:
Lighten up Your Trip in Taiwan
點亮台灣之旅
企劃人
學生大使Claire. Shannon. Apple(財務總召)
日期時間
3/4(二)彩排3/5(三) 18:20~21:30
活動地點
政大四維堂
活動對象
全校外籍師生
活動宗旨
期許外籍生新的一學期在政大展開一段新的旅程，也藉由社團展覽讓外籍生發現未曾探索過的政大和台灣之美。
主辦單位
國交中心學生大使義工團
合作單位
招生表演及擺攤社團及地方聯誼性社團共10個
參與人數
長官(未訂)、IEE人員、張師母---20人、SA --27人、外籍生--80人
預計各社邀請3~4人約50人
活動流程
時間
內容
負責人

16:00~18:00
場佈 (17:30外燴到)
美宣組
18:20~18:50
接待、報到(18:50~19:00入場就座)
SA
19:00~19:20
主持人開幕，校長、主任致詞、張師母團及SA介紹，本年度活動說明。
外籍生及SA
19:20~19:40
自由取餐時間，主持人說明待會將有社團表演。(19:30確認表演社團皆就位) (19:35主持人提醒剩5分鐘取餐，表演即將開始)
外籍生及SA
19:40~20:05
社團表演招生(19:50確認駐場社團就位)
19:40~19:45
國標舞社
SA
19:45~19:50
武術社
19:50~19:55
Aiesec
19:55~20:00
佛朗明哥舞社
20:00~20:05
跆拳道社
20:05~20:10
主持人簡介現場有哪些社團。
SA
20:10~20:40
外籍生自由參觀攤位，舞台播放政大介紹影片，SA收拾Buffet區。(20:30開學習俗及求平安符影片準備，20:35主持人提醒5分鐘後開學祈福儀式即將開始)
SA及校內社團
20:40~21:00
開學祈福儀式
(*見附件一)
1.播放求平安符影片
2.點燈儀式
3.主持人簡介儀式由來
4.走過蔥蒜芹菜祈福門
5.拔智慧糖、取平安符後離開
SA
20:50~21:30
場復及檢討會
SA

工作分配
美宣品製作：本年度活動預定時間表、宣傳海報、智慧牛
宣傳組
場佈
全體SA
主持人(中+英)*(見附件二)
2名SA
聯絡除地方聯誼性之外其他社團 *(見附件三)
3名SA
社團招生表演舞監
1名SA
台北總站介紹
2名SA
台灣各地佈置+名產採買+協助地方聯誼性社團(各點2名SA)
12名SA
Reception: 事前平安符簾，祈福門，智慧牛製作*(見附件四)
4名SA
內場接待+維持秩序
全體SA
音控設備組
事前準備：投影機、政大介紹video、Reception筆6隻、獎金獎狀、台灣風味音樂ex流浪到淡水、talkie x 4
當天：架設器材及播放音樂
2名SA
場控機動組
(Shannon, Claire )
平安符採買,祈福宣傳影片製作
(Shannon, Claire )
Buffet+飲料+菜單製作 *(附件五)
4名SA
場復
全體SA
地方性聯誼社團競賽負責人*(附件六)
2名SA
攝影forum建檔組+回饋表
2名SA
前置作業
02/25
請Jennifer發信給全校外籍生宣傳此活動，列印張貼海報，確認觀光局海報
02/25~2/26
IMBA 18:45跑班
2/26~27
大學部及IMBA的sign-up
02/29
本年度活動預定時間表完成，mail全校師生宣傳此活動
3/3
1. 驗收餐點Menu、音樂配置、器材租借、平安符簾、祈福蔥門、智慧牛
2. 驗收各組地方名產、佈置、介紹
03/3~4
華語班跑班宣傳sign-up
3/4
社團表演彩排及器材測試
預算表
項目
單價
數量
小計
Buffet
100/人
100人份
10000
飲料(金桔檸檬或珍珠奶茶)
20/人
100人份
2000
地方特色場地佈置及名產)
500
6組(宜蘭,台中,彰化,台南,高雄屏東,花蓮)
3000
地方性聯誼社團參與獎勵金
3000
2
3000
工作人員飲食(合作社團及SA)
60
60*60
3600
平安符
40
40*100
4000
預備金
2000

2000
總計


實報實銷
27600


附件一：開學祈福儀式
開學祈福儀式
20:40~20:45
燈暗，播放求平安符影片(接待組掛上平安符簾,智慧牛,祈福蔥門)
20:45~20:50
點燈儀式(照耀未來一年前途光明)
，主持人簡介儀式由來，請外籍生儀式完成後即可離開
20:50~21:00
走過祈福蔥門，拔智慧糖、取平安符後離開

附件二：主持人Rundown
18:50~
主持人請大家就座，開幕，請長官致詞，SA介紹學期活動
19:20~19:40
主持人說明有自由取餐時間20分鐘，說明待會將有社團表演。(19:35主持人提醒剩5分鐘取餐，表演即將開始)
19:40~20:05
表演招生社團串場
20:35
主持人提醒參觀時間剩5分鐘，祈福儀式即將開始)
20:40
燈暗，請大家看祈福影片
20:45~20:50
主持人請長官點燈，祝福未來一年前途光明，接著簡介現場拔智慧糖及祈福門由來，請外籍生完成儀式後即可離開。

附件三: 各站點執行細節
1. 各站的佈置以簡單方便為原則，負責的SA們可向台灣觀光局索取到的相關DM、海報甚至是紀念品做佈置，並和地方聯誼性社團(如中友會.雄友會等)一起介紹各地的相關觀光資訊和地方名產試吃。2/25將驗收各站SA社團聯絡情形。
2. 台北總站：此站為社團總站，除地方聯誼性社團和以社團表演招生的社團外，都在此駐場作社團介紹。負責此站的4名SA須確認除地方聯誼性社團之外所有社團的合作事宜，再將有興趣招外籍生入社的社團分為駐場說明招生或舞台表演招生，其餘SA也協助向其他社長宣傳。彩排前需確認完所有合作社團的表演及駐場說明。提醒各社團當天到場時間及表示當天的活動將發放便當。此站地方特色介紹可以海報DM為主，可象徵性的佈置成政大或101，如放置一個小型立體的政大校碑,或張貼一張大型學生證(人頭部份挖空)。
3.台灣各站：(宜蘭站/台中站/台南站/花蓮站/高雄站/屏東離島區)
邀請各地方性社團擺攤作簡介及當地風俗民情，準備名產。

附件四：Reception
1. 事前：平安符簾，蔥蒜芹菜祈福門，智慧牛製作
2. 當天Reception共4個窗口(4名SA)，報到時歸還押金、發放本年度所有活動預定時間表、回饋表、名牌(由外籍生和本籍生自行填上名字貼上)
3. 於社團擺攤招生說明時，協助招生社團介紹。
4. 祈福儀式燈暗時，擺出平安符簾。

附件五:Buffet執行細節
1. 以廣奇來外燴為主再加上甘梅薯條、雞蛋糕、甜不辣。
2. 飲料為最具台灣風格的珍珠奶茶及金桔檸檬，杯裝方便取用。

附件六：
為幫助外籍生了解台灣各地地方特色，此次活動特別強調與地方性聯誼社團的合作，地方性聯誼社團除可招新外也可向外籍生介紹地方文化，一站將配有2名SA協助攤位布置介紹及購買地方名產。